Reuniões presenciais: Conheça os principais benefícios dessa prática

Conheça os principais motivos que fazem com que a reunião presencial ainda seja a preferida entre as empresas e os times de trabalho.

Não tem como negar que o home office trouxe diversas facilidades nos últimos anos. Era só acordar um pouco mais cedo, tomar café com calma, ir para o chiveiro tomar um banho tranquilo e dispensar o pijama. No horário certo, eram um ou dois cliques e… reunião no zoom! 

Bem, que as reuniões online vieram para ficar, a gente sabe! Elas são úteis e evitam tempo de deslocamento de todo mundo, né? Mas como tudo na vida, pode não ser sempre o formato ideal, pois tem suas limitações e não atende a todas as necessidades.  

É que as reuniões por videochamada também nos mostraram que muitas conexões só acontecem de fato no ao vivo. Com a prática e com o passar do tempo, a interação social vai diminuindo, as pessoas parecem mais frias, a troca de olhares diminui e as expressões faciais se perdem. É uma loucura, tudo fica robotizado, não é mesmo?. 

E, se esse tem sido um questionamento entre os colaboradores da sua empresa, do seu time ou, até mesmo seu, no artigo de hoje, a Blocktime Coworking trouxe uma lista com 3 motivos pelos quais a reunião presencial pode ser uma boa opção para que a integração volte a reinar na sua organização. Acompanhe com a gente! 

1 – Acredite: a linguagem corporal torna a comunicação mais clara

Com todo o contexto do trabalho remoto/híbrido, acostumamos a nos comunicar via Zoom, Teams e outras plataformas de videochamada. Só que agora que as coisas estão voltando, tem bastante gente voltando a preferir a conexão pessoal por meio das reuniões presenciais. Sim, a galera está em busca de troca. O povo quer sair de casa. 

E a reunião presencial tem seus benefícios. Um deles é a linguagem corporal. Primeiro que é muito mais fácil entender um ao outro quando estamos na mesma sala. Segundo que quando gestos e dicas não verbais entram em jogo na reunião, a conversa fica mais clara. Perceber as expressões do colega ao lado ajuda muito no entendimento: se ele está confiante, irritado ou inseguro, por exemplo. 

Embora não seja possível dizer exatamente em porcentagem, o Psychology Today afirma que pelo menos dois terços da comunicação pode ser não verbal. Sabe aquelas mudanças sutis nas expressões faciais, alterações vocais, gestos com as mãos e contato visual? Elas transmitem significado e ajudam a evitar que mensagens sejam mal interpretadas.

Outro lado positivo é que nesse contexto você conversa “face to face”, ou seja, não entra naquela famosa chamada de vídeo em, que o colega do outro lado está com a câmera fechada. Nada contra, não vamos polemizar, mas vamos combinar que nem sempre é legal, não é mesmo? Parece que você está lá, apresentando, trazendo uma ideia importante, dando tudo de si e a outra pessoa não está dando a mínima. E sim, ela pode estar, mas você não percebe.

2 – A reunião presencial deixa tudo mais dinâmico 

Além de sentir o clima da reunião, o presencial torna as pessoas mais extrovertidas e, consequentemente, o trabalho fica mais dinâmico. As pessoas também tendem a ser mais produtivas e participativas quando estão cara a cara. 

Fora que não tem nem como as pessoas deixarem o zoom no mudo ou na hora daquela famosa interação “alguém tem alguma dúvida?”, surgir aquele imenso silêncio e ninguém responder. 

A reunião presencial traz o calor humano, proporciona o contato e a troca de experiências. Todos estão dispostos a conversar, interagir e mesmo que alguém não esteja em um bom dia, você vai conseguir perceber e ter o poder de mudar aquela situação.

3 – O ambiente deve ser estruturado 

Essa, todo mundo sabe, mas vale ressaltar que a sala de reunião deve ter a estrutura necessária para atender o cliente. Computadores, tecnologia, chromecast ou algum software para compartilhar apresentações na tela, lousa para escrever etc. Tudo isso é importante para que o ambiente seja favorável à produtividade e à troca de ideias. Sem a estrutura adequada, as reuniões tendem a ser improdutivas e pouco eficientes.

Outra dica importante: planejar sua reunião. Ela será com um cliente ou time? Qual a melhor forma de conduzir? Se for com um cliente, qual a estrutura ideal que você precisa? E se for com o time, seria melhor um espaço maior para realizar uma dinâmica? Todos esses pontos são importantes para que tudo seja um sucesso.

Pense que cada detalhe contribui para que a sua relação presencial seja inesquecível, num cenário onde a maioria das pessoas prefere trabalhar de casa. Então, proporcione uma experiência única. Não precisa ser algo grandioso, mas o simples bem feito, já é o suficiente para encantar.

Um espaço de coworking é um ambiente ideal para realizar uma reunião presencial?

Bom, qualquer lugar é válido para realizar uma reunião: seja num café, no banco de trás do uber, em um bar, num hotel, restaurante e até durante uma corrida, para isso basta ter fôlego rs. Mas, existe algo em comum dentre todas as opções citadas: manter o foco com as distrações. Que pode ser um atendente, alguém falando mais alto ao telefone, um carro buzinando e por aí vai.

Sabendo isso, optar por um espaço para chamar de seu é a melhor escolha. Então, a resposta é SIM! Aqui na Blocktime Coworking, por exemplo, você pode alugar a sua sala de reunião com um valor acessível que cabe no seu bolso, de acordo com o número de pessoas que for receber. Além disso, nós garantimos toda estrutura necessária para que tudo seja um sucesso e você só terá que se preocupar com a sua apresentação.

O café, o chá e a água são por nossa conta. Ah, o nosso time estará à sua disposição para resolver qualquer problema que surgir e também, recepcionar seus convidados. Conte com móveis ergonômicos, salas equipadas, ar condicionados, TV e muito mais! 

Você também gosta de uma reunião presencial? Venha para a Block e encontre a sua sala do seu jeito e no seu tempo. Fale conosco e reserve um dia!