3 tipos de reunião que você precisa conhecer.

Juntar seres humanos em uma sala se provou ser uma tarefa desafiadora, mas ainda necessária.

Confira algumas dicas de como tornar suas reuniões mais produtivas – ou ao menos menos nocivas aos seus participantes.

Sim, só de ler alguns gatilhos já são disparados: reunião. A célebre frase “essa reunião poderia ter sido um e-mail” traduz o rancor de muitos em relação a reuniões intermináveis e improdutivas, nas quais o quorum poderia ser menor (apenas participantes diretamente envolvidos com o tema, de preferência) e a agenda, mais organizada (na prática, fala-se de tudo um pouco e muito de nada).

Seja para home office, trabalho presencial ou modelo híbrido, todos formatos compartilham o ranço por reuniões que parecem mais desgastar do que agregar, enquanto as tão sonhadas soluções para os desafios que a empresa enfrenta se perdem em um bate-papo que só alimenta o caos.

Mas chega de trevas! Um provérbio africano, porém, joga uma luz sobre a importância do trabalho em equipe. “Se quiser ir rápido, vá sozinho. Se quiser ir mais longe, vá em grupo”. Pois bem: grandes desafios demandam equipes fortes, no sentido de eficiência e de entrosamento, e metas mais ousadas só são atingidas por grupos que sabem trabalhar bem em conjunto.

Por isso, retomamos aqui a importância de uma reunião eficiente – e claro que o local onde ela é realizada também importa. Para tanto, a Blocktime conta com o espaço ideal para sua reunião de trabalho. Olha só!

Salas de reunião na Blocktime

Nas 2 unidades da Blocktime Coworking (Heroes e Urban), você encontra o espaço ideal para sua reunião – e até para o seu evento. Mas hoje, vamos focar nas reuniões!

Todas as salas contam com internet de alta performance, ar condicionado e cafézinho incluso (eu sei, este é o item mais importante de todos), além de Smart TV com entrada HDMI e ChromeCast, câmera videoconferência e um quadro branco. Isso mesmo, um quadro branco para você desenhar setas, escrever metas ousadas e assim causar uma boa impressão (assim espero) aos participantes da sua reunião.

Agora que você já sabe os diferenciais das salas de reunião da Blocktime Coworking, vamos só mostrar um pouquinho delas. E depois, dicas valiosas para suas reuniões tornarem-se mais produtivas (ou menos sonolentas).

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Salas de reunião – Unidade Heroes.

Você já vai pedir de qualquer jeito, então aqui está o endereço da Unidade Heroes:

Unidade Heroes: Rua Galeno de Almeida, 188, Pinheiros, próxima à estação Sumaré da Linha Verde 

Agora, falando das salas de reunião dessa unidade. São 3 no total: Sala Wolverine (foto que está ali no topo desta página), Sala Hulk (a foto logo aqui em cima) e a Sala Bat Caverna. Lembrando que todas possuem a infraestrutura comentada acima, sendo que a Bat Caverna tem um plus por comportar eventos de até 25 pessoas: um projetor e um sistema de som.

Todas estão prontas para receber a próxima reunião da sua empresa, seja para 2, 4 ou 25 pessoas. Em cada uma, com a infraestrutura que você como anfitrião, assim como seus convidados, podem desfrutar à vontade (e só lembrando, isso inclui o cafézinho).

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Salas de Reunião – Unidade Urban

Para não fazer inveja à unidade irmã, segue também o endereço da Unidade Urban da Blocktime:

 Unidade Urban: Rua Artur de Azevedo, 289, Pinheiros, próxima à estação Oscar Freire da Linha Amarela 

Aqui na Urban, temos 2 salas de reunião disponíveis: a Sala Linha Vermelha (foto acima) e a Sala Linha Amarela. Ambas estão prontas para suprir qualquer necessidade da sua empresa para a próxima reunião.

Agora, enfim, vamos falar de reuniões mais produtivas!

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Tipos de reunião: você sabe quais são?

Planejamento costuma ser a solução para tudo – e isso inclui a eficiência da sua próxima reunião. Conferimos um artigo da Harvard Business Review que traz 3 tipos de reunião que você pode realizar, além de dicas para fazer cada uma delas funcionar bem ao seu propósito. Olha só!

Reuniões transacionais

Esta é a típica reunião de trabalho (teoricamente criada para resolver desafios já com a mão na massa), indo desde encontros para bater o martelo em planejamentos, quanto reuniões diárias para que o time alinhe as entregas de cada departamento.

Aqui, a ordem do jogo é organização e transparência. De nada adianta juntar todos em uma sala se não estão na mesma página. Por isso, a autora do artigo (Amy Bonsall) cita 3 elementos para garantir esse alinhamento: documentos compartilhados (seja por Google Docs ou Miro, todos devem estudar os materiais relevantes para a reunião antes dela acontecer), paridade de telas (no caso de reuniões híbridas, com participantes presentes e outros remotamente, o material apresentado deve ser compartilhado também no modo online) e, por fim, um mediador de participações.

Neste último ponto, a autora sugere uma pessoa que possa conduzir a reunião (pode ser a pessoa que marcou o encontro ou não), de modo a mediar as pautas que serão discutidas e organizar a participação dos membros da equipe (imagine 3 pessoas durante um call no Google Meets com as mãozinhas levantadas).

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Reuniões relacionais

Aqui, o foco são as relações entre diferentes áreas da empresa. Um alinhamento entre equipes para atingir um objetivo em comum: as metas do negócio. De um roadmap de produto a conversas sobre os objetivos macro da organização para o ano. Tudo pode ser englobado neste tipo de reunião.

E para torná-la mais assertiva, o ideal é planejar o tempo de cada etapa da reunião. Seja para reflexões próprias de cada equipe ou para o compartilhamento de ideias para os demais setores, juntar times de universos diferentes costuma ser um convite a entropia (ou caos, se você preferir). Mas ficar de olho no relógio e bater os objetivos para cada pauta pode gerar uma reunião frutífera para todos os times.

Reuniões de adaptação

Por fim, o artigo traz as reuniões de adaptação, para pautas mais complexas e sensíveis (de conversas sobre carreira a sprints de inovação) envolvendo times de interesses conflituosos. Seriam reuniões onde há o risco de certa… animosidade. Ou a famosa treta, usando o bom português.

Aqui, primeiramente, é importante avaliar com os participantes o formato da reunião. Há aqueles que prefiram o presencial para tratar de temas mais sensíveis, embora uma videoconferência possa deixar mais participantes à vontade). Independente do formato, a autora também indica um breve momento de descompressão caso haja necessidade – ou seja, é hora de um cafézinho para apaziguar as ideias.

Você já conhecia esses tipos de reunião?

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Para reservar sua sala de reunião na Blocktime Coworking, seja na Unidade Heroes ou na Unidade Urban, acesse esse link e conte conosco para toda infraestrutura que precisar.